gem By Strategy

Work From Home

20-03-2020
Leestijd: 5 min

De afgelopen dagen is er een enorme stijging gezien in het aantal mensen die thuis werken. Waar mensen thuiswerken zagen als utopie, is het nu de realiteit van de dag geworden. Vrij abrupt heeft deze verandering plaatsgevonden, waardoor veel bedrijven nu worstelen met de voortgang van processen en de tools die zij nodig hebben.

 

Overheden hebben de afgelopen weken veel mensen en bedrijven geadviseerd om zoveel mogelijk thuis te werken. Met de sluiting van scholen werd het voor sommigen zelfs noodzakelijk om thuis te blijven omdat zij op de kinderen moeten letten. Terwijl het gros van de mensen thuis werkt, moet de business wel door blijven gaan. Met name vitale sectoren zijn juist in deze tijd onmisbaar, maar ook bij andere bedrijven wordt gewoon doorgewerkt. Door de transitie naar de cloud die veel bedrijven de afgelopen jaren hebben geïnitieerd is het makkelijker geworden om met deze situatie om te gaan. Doordat gegevens in de cloud staan, kunnen ze makkelijker buiten de kantooromgeving bereikt worden, dus ook thuis kunnen gegevens makkelijker en veilig ingezien worden.

 

Desondanks is thuiswerken veel meer dan gegevens in de cloud hebben staan. De afgelopen dagen merkten wij een toegenomen gebruik van video conferencing tools zoals Microsoft Teams, Skype, Cisco Webex en Zoom. Omdat veel mensen op afstand samenwerken, wordt vaak contact gezocht via videocalls. Deze tools zijn de afgelopen dagen essentieel geworden om de bedrijfsvoering voort te kunnen zetten.

 

De stijging in het gebruik van deze tools was de afgelopen week duidelijk te merken. Microsoft Teams heeft namelijk meerdere keren wereldwijde problemen gehad afgelopen week. Zij zagen eind januari al een groei van 500% in China. Vorige week zag Microsoft Teams een groei van 37% in videocalls in de VS. Zoom zegt zelf een significante groei te hebben gehad vorige maand in het aantal gebruikers en calls. Het aandeel Zoom is in diezelfde periode met 20% gegroeid.

 

Door deze enorme toename in gebruik, zijn Google, Microsoft en Zoom met man en macht bezig om hun systemen draaiende te houden. Daarnaast bieden zij allen hun extra functies gratis aan, waar normaal gesproken voor betaald dient te worden. Deze snelle verandering naar thuiswerken is voor hen natuurlijk ideaal. Echter bieden zij de functies niet alleen aan om mensen en bedrijven nu te helpen, het is ook bedoeld om de kennis te geven zodat dit wellicht structureel kan worden toegepast, ook na de crisis.

 

De snelle verandering in de werksituatie vergt veel van bedrijven. Het is belangrijk om als bedrijf een crisisteam te hebben dat zich met de ontwikkelingen in de situatie bezig houdt. Allereerst is de veiligheid van medewerkers belangrijk, dit dient gewaarborgd te blijven in het nieuwe beleid. Er dienen protocollen en richtlijnen gemaakt te worden om veranderingen in de situatie sneller aan te kunnen.

 

Processen die eerst fysiek waren krijgen nu ineens een digitale tegenhanger. Maar de vraag is of dit überhaupt wel nodig is. Nu is juist het moment om te kijken naar deze, vaak oude en mogelijk inefficiënte, processen om ze te optimaliseren of te veranderen. Teamwork wordt nu op een andere manier ingericht. Medewerkers verdelen taken juist nu op een logischere wijze omdat zij elkaar niet fysiek zien, terwijl dit op kantoor vaak anders is ingericht. Werken op afstand is daarin geen belemmering, het vergt een veel efficiëntere manier van werken.

 

Doordat mensen thuiswerken, worden bottlenecks beter zichtbaar in teamwork. Deze bottlenecks zijn uit gewoonte ontstaan en er wordt niet bewust mee omgegaan waardoor ze niet eens gezien worden. Echter zijn ze er wel en door ze in deze tijden te vinden en op te lossen, kun je je bedrijf ook na de crisis veel efficiënter laten werken en inrichten. Nu is het voor veel bedrijven een periode waarin ze een onzekere toekomst tegemoet gaan. Flexibel omgaan met de situatie en veranderingen is daarin essentieel. Op een agile wijze werken kan daarin al een grote rol spelen, want je bent daardoor veel wendbaarder om op externe factoren in te spelen.

 

Let’s face it: onze manier van werken verandert, de toekomst van werken komt er aan. Nu moeten we sneller dan ooit de toekomst van het werken omarmen, tijdelijk zelfs meer dan de toekomst zal worden. De toekomst wordt digitaler, misschien niet zo digitaal als het nu gaat, maar alsnog zal het hier naar verschuiven. Bij een nieuwe manier van werken horen andere processen. Ook de vraag vanuit de consument verandert, waardoor de dienstverlening bij bedrijven ook aangepast moet worden. Deze crisis is een versneller van dit proces, waarin bedrijven de kans krijgen om te testen, te experimenteren en te verbeteren.

 

Een crisis overwin je alleen als je de juiste plannen maakt, als je op het onverwachte bent voorbereid. Dat is waar aanpassingen in je strategie nodig zijn, om ervoor te zorgen dat het bedrijf flexibel mee vormt met de markt en de toekomstige vraag. Dit betekent dat je nu de stappen moet nemen om bijvoorbeeld jouw digitale strategie uit te werken en te implementeren, kijk ook naar de operatie, uitvoering en de duurzaamheid van het bedrijf en maak hier een juiste strategie voor. Maak het bedrijf efficiënter, bereid je voor op het (thuis)werken van de toekomst en maak het bedrijf stabieler en efficiënter dan het voorheen was.